TERMINI E CONDIZIONI D'USO

1. INTRODUZIONE

1.1 Informazioni sulla Società

I presenti Termini e Condizioni d'Uso (di seguito "Termini") regolano l'utilizzo della piattaforma di whistleblowing (di seguito "Piattaforma" o "Servizio") fornita da ADVISION PLUS LTD, società registrata in Inghilterra con sede legale presso C/O Pollock Accounting, 3 - 4 Sentinel Square, London, England, NW4 2EL, numero di registrazione aziendale 12586003 (di seguito "noi", "nostro/a" o "Società").

1.2 Definizioni

Ai fini dei presenti Termini:

• "Whistleblowing": si riferisce all'atto di segnalare presunte condotte illecite, irregolarità o rischi all'interno di un'organizzazione.
• "Whistleblower": individuo che effettua una segnalazione tramite la Piattaforma.
• "Cliente": azienda o organizzazione che sottoscrive un abbonamento per utilizzare la Piattaforma.
• "Utente": qualsiasi soggetto che accede o utilizza la Piattaforma, inclusi i whistleblower e gli investigatori.
• "Investigatore": persona designata dal Cliente per esaminare e gestire le segnalazioni.
• "Branch": sezione specifica all'interno dell'account del Cliente a cui possono essere assegnati diversi investigatori.

1.3 Accettazione dei Termini

Utilizzando la Piattaforma, l'Utente accetta integralmente i presenti Termini. Se non si accettano questi Termini, si prega di non utilizzare la Piattaforma.

2. DESCRIZIONE DEL SERVIZIO

2.1 Scopo della Piattaforma

La Piattaforma è progettata per consentire la segnalazione confidenziale di potenziali irregolarità all'interno delle organizzazioni Clienti. Il Servizio è fornito alle organizzazioni tramite piani di abbonamento che consentono ai loro dipendenti, collaboratori o altri soggetti di effettuare segnalazioni.

2.2 Disponibilità del Servizio

La Società si impegna a mantenere la Piattaforma operativa e accessibile, ma non garantisce che il Servizio sarà disponibile ininterrottamente o privo di errori. La Società si riserva il diritto di sospendere temporaneamente il Servizio per manutenzione programmata o imprevista, aggiornamenti o per qualsiasi altro motivo, senza preavviso.

2.3 Cessazione del Servizio

La Società si riserva il diritto di cessare il Servizio in qualsiasi momento, con o senza preavviso. In caso di cessazione, la Società potrà inviare una comunicazione via email ai Clienti, ma non è obbligata a fornire un periodo di preavviso. I Clienti accettano che la Società non sarà responsabile per eventuali danni o perdite derivanti dalla cessazione del Servizio.

3. ABBONAMENTI E PIANI

3.1 Piani di Abbonamento

La Piattaforma è disponibile attraverso diversi piani di abbonamento, ciascuno con caratteristiche e limitazioni specifiche:

• Piano Starter: Archiviazione dati per 6 mesi, form di segnalazione standard.
• Piano Medium: Archiviazione dati per 2 anni, possibilità di creare form personalizzati.
• Piano Advanced: Archiviazione dati per 5 anni, possibilità di creare form personalizzati e funzionalità aggiuntive.

3.2 Registrazione

Per utilizzare la Piattaforma, i Clienti devono registrarsi e sottoscrivere un piano di abbonamento. La registrazione richiede la fornitura di informazioni accurate e complete. Il Cliente è responsabile del mantenimento della riservatezza delle proprie credenziali di accesso.

4. UTILIZZO DELLA PIATTAFORMA

4.1 Modalità di Utilizzo

Il Cliente riceverà un link dedicato che potrà condividere con i potenziali whistleblower attraverso i propri canali di comunicazione. Chiunque abbia accesso a questo link potrà effettuare segnalazioni.

4.2 Gestione delle Segnalazioni

Le segnalazioni ricevute saranno visibili esclusivamente agli investigatori designati dal Cliente. Le segnalazioni rimarranno nella categoria "nuove segnalazioni" per 5 giorni, dopodiché verranno spostate tra le "segnalazioni in scadenza" e, dopo 7 giorni, tra quelle "scadute che necessitano di risposta" se non viene aggiornato il loro stato.

4.3 Organizzazione per Branch

I Clienti possono creare branch specifici all'interno della propria organizzazione e assegnare investigatori a ciascun branch. Gli investigatori avranno accesso solo alle segnalazioni relative ai branch a cui sono stati assegnati.

5. PRIVACY E SICUREZZA DEI DATI

5.1 Anonimato

La Piattaforma è progettata per garantire l'anonimato dei whistleblower che scelgono di rimanere anonimi. Non vengono tracciati indirizzi email o IP dei whistleblower anonimi. I dati personali (nome, cognome, email, ecc.) verranno raccolti solo quando un whistleblower sceglie esplicitamente di non rimanere anonimo.

5.2 Crittografia

Tutti i dati ricevuti all'interno delle segnalazioni sono protetti mediante crittografia AES-256. Le comunicazioni con la Piattaforma sono protette da certificati SSL.

5.3 Conservazione dei Dati

La durata della conservazione dei dati varia in base al piano di abbonamento sottoscritto, come specificato nella sezione 3.1. Al termine del periodo di conservazione previsto, i dati verranno eliminati definitivamente.

5.4 Accesso ai Dati

L'accesso alle segnalazioni è limitato agli investigatori designati dal Cliente. La Società non accede alle segnalazioni, a meno che non sia necessario per la fornitura del Servizio o richiesto dalle autorità competenti.

5.5 Richieste delle Autorità Giudiziarie

In caso di richieste legittime da parte delle autorità giudiziarie, la Società potrà creare accessi specifici per consentire alle autorità di accedere ai dati pertinenti. La Società si riserva il diritto di divulgare informazioni quando richiesto dalla legge.

6. RESPONSABILITÀ DEL CLIENTE

6.1 Responsabilità Generale

Il Cliente è responsabile dell'utilizzo della Piattaforma e di garantire che tutti gli utenti che agiscono per suo conto rispettino i presenti Termini.

6.2 Nomina degli Investigatori

Il Cliente è responsabile della nomina di investigatori competenti e della loro formazione adeguata per gestire le segnalazioni in modo appropriato e conforme alle leggi applicabili.

6.3 Conformità alle Leggi sul Whistleblowing

Il Cliente è tenuto a garantire la propria conformità a tutte le leggi e normative applicabili in materia di whistleblowing e protezione dei dati, inclusa la Direttiva UE 2019/1937 e il Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati (GDPR).

7. RESPONSABILITÀ DEL WHISTLEBLOWER

7.1 Veridicità delle Informazioni

Il whistleblower deve fornire informazioni veritiere e in buona fede. La presentazione intenzionale di informazioni false può costituire una violazione di questi Termini e potrebbe avere conseguenze legali.

7.2 Comunicazione Bidirezionale

La Piattaforma offre una funzione di comunicazione bidirezionale tra il whistleblower e gli investigatori. Il whistleblower è invitato a rispondere alle richieste di chiarimenti o ulteriori informazioni dagli investigatori.

8. LIMITAZIONI DI RESPONSABILITÀ

8.1 Esclusione di Garanzie

La Piattaforma è fornita "così com'è" e "come disponibile", senza garanzie di alcun tipo, esplicite o implicite. La Società non garantisce che la Piattaforma soddisferà le esigenze specifiche del Cliente o del whistleblower, o che sarà ininterrotta, tempestiva, sicura o priva di errori.

8.2 Limitazione di Responsabilità

La Società non sarà responsabile per danni diretti, indiretti, incidentali, consequenziali, speciali o esemplari derivanti dall'utilizzo o dall'impossibilità di utilizzare la Piattaforma, anche se la Società è stata avvisata della possibilità di tali danni.

8.3 Esclusione di Responsabilità per Host Web

La Società declina ogni responsabilità per problemi derivanti dal provider di hosting web, inclusi ma non limitati a: interruzioni del servizio, perdita di dati, violazioni della sicurezza o altre problematiche tecniche causate dall'hosting provider.

8.4 Forza Maggiore

La Società non sarà responsabile per il mancato adempimento dei propri obblighi a causa di circostanze al di fuori del proprio ragionevole controllo, inclusi ma non limitati a: eventi naturali, atti terroristici, guerre, rivolte, embarghi, atti di autorità civili o militari, incendi, inondazioni, incidenti, epidemie, scioperi o carenza di trasporti, carburante, energia, manodopera o materiali.

9. DIRITTI DI PROPRIETÀ INTELLETTUALE

9.1 Proprietà della Piattaforma

La Piattaforma e tutti i suoi contenuti, caratteristiche e funzionalità sono di proprietà della Società, dei suoi licenzianti o di altri fornitori e sono protetti dalle leggi internazionali sul copyright, marchio, brevetto, segreto commerciale e altre leggi sulla proprietà intellettuale.

9.2 Licenza d'Uso

La Società concede al Cliente una licenza limitata, non esclusiva, non trasferibile e revocabile per utilizzare la Piattaforma in conformità con i presenti Termini e per lo scopo previsto della Piattaforma.

10. MODIFICHE AI TERMINI

10.1 Aggiornamenti

La Società si riserva il diritto di modificare questi Termini in qualsiasi momento. Le modifiche saranno efficaci dopo la pubblicazione dei Termini aggiornati sulla Piattaforma o dopo la notifica ai Clienti tramite email.

10.2 Accettazione delle Modifiche

L'uso continuato della Piattaforma dopo la pubblicazione delle modifiche ai Termini costituisce l'accettazione di tali modifiche. Se non si accettano i nuovi Termini, si deve interrompere l'utilizzo della Piattaforma.

11. LEGGE APPLICABILE E FORO COMPETENTE

11.1 Legge Applicabile

I presenti Termini sono regolati e interpretati in conformità con le leggi dell'Inghilterra e del Galles. Tuttavia, nulla in questi Termini limiterà i diritti dei whistleblower o escluderà l'applicazione delle disposizioni imperative in materia di protezione dei whistleblower e di tutela dei dati personali vigenti nei paesi dell'Unione Europea in cui il Servizio viene utilizzato. La Società si impegna a rispettare tutte le normative applicabili in materia di whistleblowing, inclusa la Direttiva UE 2019/1937 e le relative leggi di attuazione nazionali nei paesi in cui opera.

11.2 Risoluzione delle Controversie

In caso di controversie derivanti da o relative ai presenti Termini, le parti si impegnano a cercare inizialmente una risoluzione amichevole attraverso negoziati in buona fede. Qualora non sia possibile raggiungere un accordo entro 30 giorni dall'inizio dei negoziati, le controversie saranno devolute alla giurisdizione non esclusiva dei tribunali di Londra, Inghilterra. Tuttavia, questa disposizione non pregiudica il diritto del Cliente o dell'Utente di avviare procedimenti legali nella propria giurisdizione di residenza o di stabilimento, qualora le normative imperative locali lo consentano.

11.3 Conformità alle Normative sul Whistleblowing

La Società riconosce che le normative sul whistleblowing possono variare tra i diversi paesi dell'Unione Europea. Pertanto, la Società si impegna ad adattare i propri servizi, ove necessario, per garantire la conformità alle normative locali applicabili in ciascun paese in cui opera. Gli Utenti e i Clienti sono invitati a informare la Società di eventuali requisiti specifici applicabili nella loro giurisdizione.

12. DISPOSIZIONI GENERALI

12.1 Intero Accordo

I presenti Termini costituiscono l'intero accordo tra il Cliente e la Società riguardo all'oggetto del presente documento e sostituiscono tutti gli accordi precedenti.

12.2 Rinuncia

Il mancato esercizio o applicazione da parte della Società di qualsiasi diritto o disposizione dei presenti Termini non costituirà una rinuncia a tale diritto o disposizione.

12.3 Separabilità

Se una qualsiasi disposizione dei presenti Termini è ritenuta non valida, illegale o non applicabile, la validità, legalità e applicabilità delle restanti disposizioni rimarranno in pieno vigore ed efficacia.

12.4 Cessione

Il Cliente non può cedere o trasferire i presenti Termini, in tutto o in parte, senza il previo consenso scritto della Società. La Società può cedere o trasferire i presenti Termini liberamente senza restrizioni.

13. CONTATTI

Per domande o chiarimenti relativi ai presenti Termini, si prega di contattare la Società al seguente indirizzo:

ADVISION PLUS LTD
C/O Pollock Accounting, 3 - 4 Sentinel Square
London, England, NW4 2EL
Email: info@whistleblowingtool.com

Ultima modifica: 15 Marzo 2025